Transferts mariage et grands groupes depuis STI

Pourquoi un groupe se réserve comme une liste, pas comme un seul véhicule

Les invités d'un mariage n'arrivent presque jamais ensemble. Un groupe de 40 personnes se répartit en général sur six ou sept vols, étalés sur deux ou trois jours, en provenance de villes différentes, avec des retards différents. Réserver un seul autocar pour tout le groupe paraît pratique, mais dans les faits, la majorité des invités attend des heures aux arrivées à cause du dernier vol.

Ce qui fonctionne, c'est un véhicule par créneau d'arrivée. Les invités qui atterrissent à environ 45 minutes d'intervalle partagent une voiture ou un van ; tous les autres ont leur propre prise en charge. Personne n'attend des inconnus, chaque groupe a un chauffeur avec une pancarte au nom de la famille, et le coût total est souvent inférieur à celui d'un seul autocar puisque vous ne payez que les véhicules réellement nécessaires.

L'organisateur envoie une seule liste. C'est le dispatch qui fait la répartition, car nous savons quels numéros de vol atterrissent réellement assez proches pour partager un véhicule.

Ce que l'organisateur doit nous envoyer

Un seul message avec, pour chaque groupe : nom de l'invité, numéro de vol, date et heure locale d'arrivée, nombre de passagers, nombre de valises, et l'hôtel. Si le groupe est réparti entre Santiago, Playa Dorada et Jarabacoa, précisez la destination pour chaque personne — ce sont des zones différentes avec des prix différents.

Dites-nous aussi qui est le point de contact unique. Le jour des arrivées, c'est cette personne qui reçoit les mises à jour des chauffeurs, pour que les invités n'aient rien à coordonner eux-mêmes.

Envoyez la liste sous forme de texte, de tableau ou même en photo d'un tableau — les trois formats conviennent. Nous vous renvoyons une feuille confirmée avec le véhicule, l'organisation du chauffeur et le tarif fixe pour chaque ligne, plus le total.

Tailles de véhicule et fonctionnement de la répartition

Une voiture standard transporte de un à six passagers avec des bagages normaux. Un van en transporte de sept à quatorze. Au-delà, nous faisons rouler plusieurs vans plutôt qu'un autocar, car les vans se rapprochent plus de l'entrée de l'hôtel et déchargent plus vite qu'un gros autocar.

Les bagages pèsent souvent plus lourd que le nombre de têtes dans un mariage. Housses à robe, housses à costume, cartons de cadeaux de bienvenue et matériel de photographe ou de DJ prennent de la place réelle, alors indiquez-le au dispatch. Une robe de mariée voyage à plat sur un siège, pas sous une pile de valises, et les chauffeurs s'attendent à cette demande.

Ce que ça coûte pour un groupe

Il n'y a ni majoration de groupe ni remise artificielle : chaque véhicule est facturé au tarif fixe habituel par zone, taxes comprises. Aller simple par véhicule pour un à six passagers : Santiago et Licey/Tamboril 25 USD, Gurabo 25 USD, Moca et La Vega 45 USD, Jarabacoa 89 USD, Puerto Plata/Playa Dorada 85 USD. En VIP, SUV de luxe ou van exécutif, comptez de 59 à 145 USD selon les zones. Sept à quatorze passagers passent au van, avec 20 USD de plus en VIP et 40 USD de plus en VIP.

Ainsi, un groupe de 40 personnes qui arrive dans des hôtels de Santiago réparti sur cinq créneaux de la taille d'un van, c'est cinq vans à 45 USD l'aller chacun, pas quarante tarifs individuels. Les arrivées de nuit ou tôt le matin coûtent le même prix que celles de la mi-journée. Il n'y a pas de supplément pour un atterrissage à 2 h du matin, ce qui compte quand un groupe a un vol tardif dans le lot.

Le jour des arrivées : comment ça se passe concrètement

Chaque vol de la liste est suivi. Si le vol d'un invité a deux heures de retard, seul ce véhicule est décalé ; le chauffeur est là quand l'avion atterrit, et le contact du groupe en est informé. Les retards d'une ligne de la liste ne perturbent pas les autres prises en charge.

Les chauffeurs attendent dans la zone d'accueil des arrivées de STI avec une pancarte affichant le nom de famille ou le nom du mariage — la plupart des couples utilisent la même formule sur chaque pancarte, ce qui aide les invités à retrouver leur chauffeur plus vite. Le petit terminal de STI rend cela plus simple que dans les grands aéroports.

L'immigration et les bagages à STI prennent en général de 15 à 30 minutes, même un après-midi chargé. Ce délai est inclus dans l'attente ; rien n'est facturé pour ça.

Le jour du mariage lui-même

Si la cérémonie et la réception ont lieu à deux endroits différents — un hôtel à Santiago et une propriété sur les hauteurs de Gurabo, par exemple, ou une cérémonie en bord de mer à Playa Dorada suivie d'une réception à Santiago — nous organisons des navettes entre ces lieux pour la soirée : véhicules assignés au créneau, tarifés par véhicule à l'avance, chauffeurs qui restent sur place plutôt que d'être rappelés à chaque fois.

Il en va de même pour le dîner de répétition, la soirée de bienvenue, ou une excursion d'une journée à Jarabacoa. Indiquez au dispatch le lieu, le créneau et le nombre d'invités, et c'est tarifé comme une journée avec chauffeur privé.

Nous n'organisons ni le mariage, ni le lieu, ni le photographe. Nous déplaçons les invités, à l'heure, à un tarif convenu avant le jour J.

Les départs après le mariage

Les départs sont la partie que les groupes sous-estiment le plus. Tout le monde repart en 48 heures, souvent sur des vols décalés d'une heure, et le lobby de l'hôtel se transforme en file d'attente. Réservez les retours en même temps que les arrivées, dans la même liste, pour que les heures de prise en charge soient déjà fixées avant le début des festivités.

Nous calculons chaque prise en charge à rebours depuis le vol : trois heures avant le départ pour un vol STI classique, plus en haute saison de décembre à avril et autour des week-ends de Carnaval. Pour un gros bloc de départs le même matin, nous échelonnons les heures de lobby par tranches de 15 minutes, pour que chauffeurs et bagagistes ne se disputent pas les mêmes trois mètres d'allée.

Combien de temps à l'avance réserver

Pour 20 à 40 invités, quatre à six semaines à l'avance suffisent largement. Pour 60 invités ou plus, ou pour tout mariage entre décembre et avril, trois mois valent mieux — non pas parce que les prix changent, ils ne changent pas, mais parce que la disponibilité des vans un samedi précis est limitée.

Réserver tôt ne coûte rien. Les horaires peuvent être modifiés au fur et à mesure que les invités confirment leurs vols, et des lignes peuvent être ajoutées ou retirées de la feuille jusqu'à la veille. Écrivez au bureau de dispatch sur WhatsApp au +1 849 377 5889 avec la liste, en précisant qu'il s'agit d'un groupe de mariage. Vous recevez en retour une seule feuille avec chaque prise en charge, chaque véhicule et un total.

Questions sur lesquelles on se penche

Pouvez-vous transporter 50 ou 100 invités de mariage depuis l'aéroport de Santiago ?

Oui. Les grands groupes sont organisés en plusieurs voitures et vans répartis par créneau d'arrivée plutôt qu'en un seul autocar, pour que les invités n'attendent pas aux arrivées à cause des vols des autres. Envoyez la liste des invités avec les numéros de vol et le dispatch renvoie une feuille avec les véhicules, les horaires et un total.

Y a-t-il une remise de groupe ?

Les tarifs sont les mêmes tarifs fixes par véhicule et par zone que pour tout transfert privé, taxes comprises, sans majoration de groupe. L'économie vient du remplissage des véhicules : un van de quatorze invités pour Santiago coûte 45 USD pour le van, pas quatorze tarifs individuels.

Que se passe-t-il si le vol de certains invités est retardé ?

Chaque vol de la liste est suivi séparément, donc un retard ne décale que ce véhicule-là. Le chauffeur attend l'avion quel que soit son horaire d'atterrissage, sans coût supplémentaire, et votre contact de groupe est prévenu par WhatsApp.

Pouvez-vous gérer des invités logés dans des hôtels différents ou sur la côte ?

Oui. Chaque ligne de la liste a son propre hôtel et son propre tarif de zone, donc un groupe réparti entre Santiago et Playa Dorada ne pose pas de problème. Des navettes entre hôtels et lieux de réception peuvent être ajoutées pour le jour du mariage.

Transportez-vous la robe de mariée et les cadeaux de bienvenue ?

Oui, et nous nous organisons pour ça. Indiquez au dispatch les housses à robe, housses à costume, cartons de cadeaux de bienvenue ou matériel de DJ et de photographe pour que le véhicule ait la place nécessaire ; une robe voyage à plat sur un siège plutôt que dans la pile de bagages.

Combien de temps à l'avance un groupe de mariage doit-il réserver les transferts ?

Quatre à six semaines pour 20 à 40 invités, et environ trois mois pour 60 invités ou plus, ou pour toute date entre décembre et avril. Les prix ne changent pas selon le délai de réservation, mais la disponibilité des vans à une date précise oui, et la liste peut toujours être modifiée ensuite.