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家族や同僚のSTI空港送迎を予約するには：引き継ぎチェックリスト
STIに到着する家族・同僚・ゲストのための予約。乗客、支払い、迎えの案内、変更の担当者を明確にし、本人へ情報を渡しましょう。
STI VIP編集チーム · 公開日
シバオ国際空港（STI）に到着する別の人の送迎を手配する際は、誰が旅行し、誰が予約を調整し、誰が支払うかを伝えてください。確認済みの迎えの案内を出発前に乗客へ渡します。予約が自分の携帯にしかなければ、サンティアゴに着いたゲストは情報を使えません。
予約の連絡担当者・乗客・支払う人を分ける
各役割は同じ人でも別の人でも構いません。秘書が同僚のために予約し会社が払う場合や、海外の家族が両親の到着を手配する場合があります。同行しないことを伝え、提案する連絡・支払い方法を受け付けてもらえるか確認してください。
| 役割 | 伝える情報 | 確認する内容 |
|---|---|---|
| 予約の連絡担当者 | 氏名、連絡可能な番号、旅行との関係 | 同行の有無と更新の受取人 |
| 代表の乗客 | 到着するゲストの名前と使える番号 | 迎えのボード表記と案内の受取方法 |
| 支払う人 | 合意した料金を誰が払うか | 方法、確認、乗客に残る支払いの有無 |
旅程と実際の乗客の名前を伝える
Jamieが予約しAlexが旅行する場合、Jamieと書かれたボードはAlexを戸惑わせるかもしれません。希望する表記を確認してもらい、同じ名前をゲストへ送ってください。複数の大人が旅行する場合は全員が分かる代表者を指定します。迎えの名前は会社名や請求書の名義と同じとは限りません。
乗り継ぎでは実際にSTIへ着く便と現地の到着日を伝え、出発国の日付だけにしないでください。目的地はゲストの宿泊確認書と照合します。同じホテルブランドでも複数の施設があります。私有住宅の入場方法はホストに確認し、車の予約だけで閉鎖された敷地に入れるとは考えないでください。
- 到着空港STI、航空会社、到着便名、現地の日付。
- 代表の乗客、ボード表記、国番号付きの電話番号。
- 予約の連絡担当者と同行するかどうか。
- 宿泊先の正式名称・住所、確認済みの入口や地図位置。
- 子どもを含む人数、スーツケース、大型荷物、確認が必要な要望。
車両カテゴリーの前に荷物を説明する
乗客本人に何を持ってくるか聞いてください。ベビーカー、ゴルフ用品、チャイルドシート、大型ケースがあれば、同じ人数でも適切な車は変わることがあります。座席や補助の希望も車を決める前に伝えましょう。
収容能力の案内を確認し、実際の人数と荷物に適したカテゴリーを書面で確認してもらいます。未確認の車種、設備、座席配置をゲストに約束しないでください。専用送迎の実用的な利点は実際の旅程に合う手配です。
乗客の出発前に支払いを決める
別の人が支払う場合は予約チームとの明確な合意が必要です。STI VIPの支払いガイドは現金と銀行振込を案内しています。この旅行で使う方法と担当者を確認してください。事前に払いたいと依頼しただけでは、支払いの取り決めは確定していません。
チームが確認するまでは、ゲストに全額支払い済みと伝えないでください。出張では通常の領収書と会社が求める会計・税務書類を区別します。法人アカウント、後払い、特定の請求書形式を利用できると決めつけないでください。
- 確認された総額と通貨は何か。
- 誰が、いつ、合意したどの方法で払うか。
- 取り決めや実際の支払いはどう確認されるか。
- 迎えや到着時に乗客が支払うものはあるか。
- 提供できる書類と発行に必要な情報は何か。
乗客本人に到着案内を渡す
出発前に短く使いやすいまとめを送り、オフラインで保存してもらいましょう。唯一のコピーがあなたとチームの会話に残っていてはいけません。到着後に連絡できない可能性があれば、通信データや空港WiFiを前提にせず事前に代替方法を決めてください。
必要な情報を共有し、航空券予約全体を自動的に転送しないでください。便名と航空会社の予約番号は別物です。短い旅程で十分なら、アカウントのパスワード、カード情報、書類一式は送らないようにします。追加書類には明確な理由が必要です。
- 運行会社と確認済みの連絡先。
- 代表の乗客と合意したボード表記。
- 発行されていれば送迎の予約番号。
- 便、現地の日付、完全な目的地。
- この予約について確認された待ち合わせ案内。
- 支払い状況と乗客が払う必要のある金額。
- 連絡や迎えが見つからない場合の対応。
一つの書面の依頼にまとめる
次の文面を調整し、最終確認と一緒に保管してください。仮の情報と受け入れられた取り決めを区別し、乗客、調整担当者、支払う人が同じ旅程を理解できるようにします。
別の乗客のためにSTI空港送迎を手配します。私は同行しません。
予約の連絡担当者：[氏名、連絡可能な番号]
代表の乗客と連絡先：[名前、国番号付きの番号]
ボード表記：[名前]
航空会社、便、現地の到着日：[詳細]
目的地と入場方法：[宿泊先の正式名称、住所]
人数、荷物、確認が必要な要望：[詳細]
希望する支払う人と方法：[詳細]
変更時の連絡担当者：[名前]
この取り決めの受付、適切な車両カテゴリー、総額、支払い状況、乗客用の迎えの案内を確認してください。
変更の担当者を決める
目的地、乗客、支払いを変える際に誰へ連絡し、誰の指示を受け付けるかチームに聞いてください。フライト追跡があっても、便名、日付、空港の変更を知らせる必要はあります。乗客本人にも更新した確認を渡します。
別々の会話で矛盾する変更を送らないでください。可能なら特定できる一つの予約の会話を使い、最後に合意した内容を関係者へ転送します。復路では出発する宿泊先と乗客の連絡先を再確認します。到着を手配した人が出発時に対応できるとは限りません。
乗客の立場で最後の確認をする
フライト前に次の三つをゲストに確認しましょう。答えが明確なら、単に予約しただけでなく情報を引き継げています。未解決の事項はチームが確認するまでは依頼として扱ってください。
STI VIP送迎を問い合わせる際は、最初に別の人のための予約だと説明します。連絡先、車両、支払いを確認してから迎えの手配が成立したと考えてください。
- 探す名前と待ち合わせ案内が分かりますか。
- 確認済みの連絡先を保存していますか。
- 目的地と自分が支払う必要のある金額を把握していますか。