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Cómo reservar un traslado desde STI para otra persona: lista de entrega de información
¿Reserva para un familiar, colega o invitado que llega a STI? Aclare quién viaja, quién paga y cómo recibirá el pasajero las instrucciones.
Equipo editorial de STI VIP · Publicado
Para organizar un traslado para otra persona que llega al Aeropuerto Internacional del Cibao (STI), indique quién viaja, quién coordina y quién paga. Entregue al pasajero las instrucciones confirmadas antes del vuelo. Una reserva guardada solo en su teléfono no informa al invitado que aterriza en Santiago.
Distinga al contacto de reserva, al pasajero y a quien paga
Las tres funciones pueden coincidir o corresponder a personas distintas: una asistente organiza el viaje de un colega y la empresa paga; un familiar en el extranjero prepara la llegada de sus padres. Avise si usted no viaja y solicite la aceptación del acuerdo de contactos y pago.
| Función | Datos necesarios | Qué confirmar |
|---|---|---|
| Contacto de reserva | Nombre, número localizable y relación con el viaje | Si viaja y quién recibe las actualizaciones |
| Pasajero principal | Nombre del invitado y teléfono que puede utilizar | Nombre del cartel y entrega de las instrucciones |
| Responsable del pago | Quién abona el importe acordado | Método, confirmación y cualquier cantidad pendiente para el pasajero |
Envíe los datos del trayecto y el nombre del pasajero correcto
Si Jamie reserva y Alex viaja, un cartel con el nombre de Jamie puede confundir a Alex. Especifique el texto del cartel, pida confirmación y envíe ese mismo texto al invitado. Para varios adultos, identifique a un pasajero principal conocido por todo el grupo; su nombre no tiene por qué coincidir con el de la factura.
Indique el vuelo que realmente llega a STI y la fecha local de llegada, no solo la salida del país de origen. Compruebe el alojamiento con la reserva del huésped: una marca hotelera puede tener varias propiedades. Para una vivienda privada, consulte al anfitrión el acceso; reservar transporte no autoriza la entrada a una urbanización.
- Aeropuerto STI, compañía, vuelo de llegada y fecha local.
- Nombre del pasajero principal, texto del cartel y teléfono con prefijo internacional.
- Contacto de reserva e indicación de si viaja o no.
- Nombre completo y dirección del destino, entrada y ubicación confirmadas.
- Pasajeros incluidos los niños, maletas, objetos voluminosos y necesidades por confirmar.
Describa el equipaje antes de pedir una categoría de vehículo
Pregunte al pasajero qué lleva. No calcule el espacio únicamente por el número de personas: un cochecito, palos de golf, sillas infantiles o varias maletas grandes pueden cambiar el vehículo adecuado. Comunique también las necesidades de asiento o asistencia antes de acordarlo.
Revise la información sobre vehículos y solicite confirmación escrita de una categoría apropiada para ese grupo y su equipaje. No prometa un modelo, equipamiento o distribución concretos sin confirmación. El valor práctico del traslado privado es ajustar el servicio al viaje real.
Aclare el pago antes del viaje
Cuando paga otra persona, acuerde el procedimiento con el equipo de reservas. La guía de STI VIP describe efectivo y transferencia bancaria, pero hay que confirmar qué método corresponde a este trayecto y quién lo completa. Solicitar pagar por adelantado no equivale a tener el pago acordado.
No diga al invitado que todo está pagado hasta que el equipo lo confirme. Para una empresa, diferencie un recibo de cualquier documento contable o fiscal específico. No dé por supuesto que existen cuentas corporativas, crédito o un formato concreto de factura.
- Importe total y moneda confirmados.
- Quién paga, cuándo y mediante qué método acordado.
- Cómo se reconocerá el acuerdo o pago.
- Si el pasajero debe abonar algo al recogerlo o dejarlo.
- Documento disponible y datos necesarios para emitirlo.
Entregue al pasajero su propio resumen de llegada
Envíe un resumen breve antes de la salida y pida al invitado que lo guarde sin conexión. Su única copia no debe quedarse en la conversación de quien reserva. Si puede no estar localizable al aterrizar, acuerde una alternativa antes; no dependa de datos móviles o WiFi aeroportuario disponibles.
Comparta lo necesario, no toda la reserva aérea por defecto. El número de vuelo y el localizador de la aerolínea son datos distintos. No reenvíe contraseñas, datos de tarjeta ni documentos completos si basta un resumen; solicite una explicación cuando se requiera documentación adicional.
- Proveedor y contacto confirmado.
- Pasajero principal y nombre acordado para el cartel.
- Referencia del traslado, si se ha emitido.
- Vuelo, fecha local y destino completo.
- Instrucciones de encuentro confirmadas individualmente.
- Situación del pago y cualquier importe a cargo del pasajero.
- Qué hacer si no puede contactar o encontrar la recogida.
Use una única solicitud escrita
Adapte este mensaje y conserve la confirmación final junto a él. Distinga los datos provisionales de los acuerdos aceptados para que pasajero, coordinador y responsable del pago entiendan el mismo trayecto.
Organizo un traslado desde STI para otro pasajero y no viajaré.
Contacto de reserva: [nombre y teléfono localizable]
Pasajero principal y contacto: [nombre y teléfono con prefijo]
Texto del cartel: [nombre]
Compañía, vuelo y fecha local de llegada: [datos]
Destino y acceso: [alojamiento y dirección completos]
Pasajeros, equipaje y necesidades por confirmar: [datos]
Responsable y método de pago propuestos: [datos]
Contacto para cambios: [nombre]
Confirmen la aceptación del acuerdo, categoría adecuada, precio total, situación del pago e instrucciones para el pasajero.
Decida quién gestiona los cambios
Pregunte a quién debe contactar el equipo y de quién puede aceptar cambios de destino, pasajeros o pago. El seguimiento del vuelo no sustituye avisar de un nuevo número de vuelo, otra fecha o un aeropuerto diferente. Entregue también al pasajero la confirmación revisada.
Evite instrucciones contradictorias por conversaciones separadas. Mantenga, cuando sea posible, un hilo claramente identificado y reenvíe la versión final acordada. En el regreso, compruebe otra vez el alojamiento de salida y el contacto del pasajero: quien organizó la llegada puede no estar disponible.
Haga la última comprobación desde el punto de vista del pasajero
Antes del vuelo, plantee estas tres preguntas al invitado. Si puede responderlas, la información se ha entregado, no solo se ha hecho una reserva. Mantenga lo pendiente como solicitud hasta recibir confirmación.
Para organizar el viaje, solicite el traslado STI VIP y explique desde el principio que reserva para otra persona. Confirme los contactos, el vehículo y el pago antes de considerar cerrada la recogida.
- ¿Sabe qué nombre e instrucciones de encuentro debe buscar?
- ¿Tiene guardados los contactos confirmados?
- ¿Conoce el destino y si debe pagar alguna cantidad?